La Sociedad Venezolana de Cirugía Bariátrica y Metabólica (SOVCIBAM) tiene entre sus objetivos contribuir a la mejora científica y formación continua de sus asociados, así como promocionar y fomentar el progreso de la Cirugía Bariátrica en Venezuela y el mundo, teniendo al paciente con Obesidad y sus enfermedades asociadas como su fin último.

En este sentido, todas las iniciativas no promovidas por SOVCIBAM que tengan como fin los anteriores objetivos, podrán, en virtud de la presente normativa, recibir su apoyo, en forma de “Aval” o “Reconocimiento“ como se explicará más adelante.

Dado el carácter multidisciplinario de SOVCIBAM, el reconocimiento de actividades científicas o sociales está abierto a todos los profesionales, asociaciones o entidades relacionados con el ámbito de la Obesidad y sus enfermedades asociadas.

Las presentes normas están orientadas a ofrecer un instrumento para valorar el reconocimiento por SOVCIBAM de aquellas actividades que reúnan los requisitos necesarios para promover dicha actividad.

EVENTOS SUSCEPTIBLES DE RECIBIR EL AVAL O RECONOCIMIENTO DE SOVCIBAM

1. Se entiende por actividad científica:
   • Actividades formativas: cursos, seminarios, talleres, etc.
   • Actividades científicas: congresos, reuniones, simposios, jornadas, etc.
   • Documentos impresos: libros, revistas, colecciones, monografías, etc.
   • Documentos electrónicos: página web, CD/DVD, etc.
   • Encuentros, actividades sociales o campañas divulgativas realizadas por cualquier medio de difusión.
   • Cualquier otra actividad no contemplada entre las anteriores para la que se solicite el aval de SOVCIBAM.

2. Los ámbitos para los que se podrá otorgar un aval serán:

• Científico: Congresos, reuniones, simposios, investigaciones, programas sanitarios, guías, consensos, actividades científicas o asistenciales en general, publicaciones en diferentes formatos, y cualquier otra actividad de similar formato y fines.

• De formación: Cursos, talleres, educación médica continua, becas y cualquier otra actividad de similar formato y fines.
• Social: Divulgativa, comunicación, escuela de pacientes, congresos de pacientes, actividades institucionales, actividades benéficas y de promoción de la salud, premios, y cualquier otra actividad de similar formato y fines.

3. Las actividades deberán ser promovidas, sin excepción, por sociedades médicas, científicas o académicas, pertenecientes a universidades, facultades, escuelas, institutos, unidades o servicios médicos de hospitales y centros médicos, públicos o privados, de reconocida trayectoria en nuestro país.

4. Las actividades deberán ser de ofrecimiento público y abierto.

5. Las actividades deberán ser accesibles a los miembros de SOVCIBAM.

EVENTOS NO SUSCEPTIBLES DE RECIBIR EL AVAL O RECONOCIMIENTO DE SOVCIBAM

SOVCIBAM, en virtud de la presente normativa, ha predefinido una serie de situaciones/circunstancias en las que la concesión del aval/reconocimiento no se llevará a cabo.

1. No se otorgarán avales para actividades con promoción explícita, mayoritaria o única de productos sanitarios o farmacéuticos.
2. No se otorgarán avales para actividades con promoción explícita, mayoritaria o única de individuos o grupos de individuos que supongan un conflicto de intereses y menoscaben el ejercicio ético y profesional de la especialidad.
3. No se otorgarán avales para actividades las cuales supongan un conflicto de intereses que menoscaben el desarrollo de los fines o actividades de SOVCIBAM, o supongan una competencia desleal.
4. No se otorgarán avales si no hay implicación, colaboración o participación de miembros de SOVCIBAM en las actividades, al menos científicas y de formación.
5. No se otorgarán avales para actividades promovidas por otras Sociedades científicas si no existe una participación, o colaboración de SOVCIBAM, a través de los órganos de su Junta Directiva.
6. No se otorgarán avales para actividades de Instituciones Sanitarias o Docentes si no existe una participación, o colaboración de SOVCIBAM.
7. No se otorgarán avales en actividades semejantes a las que ya realiza SOVCIBAM, y esta no participe como socio científico.
8. No se otorgarán avales para reuniones o publicaciones cuyo contenido este destinado a la promoción de actividades de asociaciones cuyos fines entren en conflicto con los fines fundacionales de la SOVCIBAM.
9. No se otorgaran avales para reuniones o publicaciones cuyo contenido este destinado a promocionar conocimientos pseudocientíficos.
10. Las actividades avaladas por esta normativa en modo alguno podrán entrar en conflicto con las actividades institucionales organizadas o patrocinadas desde la Junta Directiva de SOVCIBAM. Dentro de estas circunstancias están:
    • Coincidencia o proximidad en el tiempo con actividades institucionales, científicas o formativas, organizadas o patrocinadas por SOVCIBAM.
    • Otro tipo de circunstancias, no especificadas que supongan un menoscabo de los intereses de SOVCIBAM.

CARACTERÍSTICAS DEL AVAL DE RECONOCIMIENTO

Cualquier actividad en línea con los objetivos estatutarios de SOVCIBAM y que favorezca su desarrollo e implementación podrá recibir, de acuerdo a la presente normativa, el aval de SOVCIBAM como un reconocimiento de calidad.

Dicho reconocimiento supone identificar la aportación de valor, interés, promoción, difusión o desarrollo de los aspectos científicos y técnicos, de carácter formativo, divulgativo, de investigación, asistencial o social relacionados con el área de la Cirugía Bariátrica o los pacientes que sufren de Obesidad y sus enfermedades relacionadas, y en definitiva contribuir al progreso científico en este campo del conocimiento.

La denominación de este aval será “Aval de reconocimiento de interés” y será clasificado según los siguientes ámbitos:

• Aval de reconocimiento de interés científico.
• Aval de reconocimiento de interés formativo.
• Aval de reconocimiento de interés social.

SOVCIBAM podrá otorgar la categoría de aval de excelencia a las anteriores si reúne los requisitos necesarios. SOVCIBAM podrá dar más de un reconocimiento si la actividad tiene más de un ambito. El reconocimiento científico se limita a avalar el valor e interés de una actividad.

Deberá ser solicitado personalmente por el o los responsables científicos o uno de los organizadores de la actividad debidamente acreditado.

La concesión de la acreditación científica será otorgada para un solo evento y en modo alguno presupone la concesión de la misma a ediciones posteriores del mismo, las cuales deberán ser solicitadas nuevamente de manera individual.

AVAL DE EXCELENCIA

Se podrá solicitar el Aval de Reconocimiento de Interés con la categoría de  “EXCELENCIA” si se cumplen las siguientes condiciones:

1. Las puntuaciones de evaluación son máximas.
2. Supone una aportación trascendente para SOVCIBAM, sus socios o los pacientes o el campo de la Cirugía Bariátrica y metabólica, la Obesidad y sus enfermedades relacionadas.
3. Por criterios adicionales que determine la Junta Directiva de SOVCIBAM en cada caso.

VALORACIÓN PARA LA CONCESIÓN DEL AVAL

La evaluación de la concesión de cada Aval será realizada mediante un sistema de puntuación de calidad, siendo necesario un mínimo de puntuación para su otorgamiento.

1. Pertinencia de la actividad. Grado de necesidad de la misma: Nula = 1. Escasa = 2. Aceptable = 3. Alta = 4. Muy elevada = 5.
2. Valor la actividad. Aspectos relacionados con calidad, avance, componente curricular, educación médica continua, progreso científico y actualidad:

Nula = 1. Escasa = 2. Aceptable = 3. Alta = 4. Muy elevada = 5.

3. Difusión de la actividad. Relacionada con la magnitude del efecto, número de receptores, socios de SOVCIBAM participantes, accesibilidad, difusión general:

Nula = 1. Escasa = 2. Aceptable = 3. Alta = 4. Muy elevada = 5.

La difusión a través de la página web o correo electrónico a los socios de SOVCIBAM otorgará al menos 1 punto adicional.

4. Participación de SOVCIBAM o grupos de trabajo o miembros de SOVCIBAM en la actividad:

Nula = 1. Escasa = 2. Aceptable = 3. Alta = 4. Muy elevada = 5.

Será necesaria una puntuación mínima de 13 puntos para conceder el aval. Este podrá ser otorgado o denegado en base a la puntuación obtenida y a los criterios generales establecidos.

DATOS A INCLUIR EN LA SOLICITUD PARA LA ACREDITACIÓN DE CONGRESOS, CURSOS, SIMPOSIOS O SIMILARES

La solicitud debe ir acompañada de los siguientes datos, entre otros que deberán complementar el formulario de solicitud de aval, disponible en la página web de SOVCIBAM sovcibam.com o podrá ser solicitado al correo electrónico de SOVCIBAM sovcibam@gmail.com

1. Nombre y/o razón social del organizador.
2. Tipo de aval solicitado para la actividad: científico, formativo, social.
3. Contenidos.
4. Objetivos planteados.
5. Metodología de la actividad.
6. Profesionales, personas o grupos a quienes va dirigido.
7. Programa completo de la actividad en formato electrónico.
8. Fechas previstas para la realización.
9. Lugar (dirección completa) donde se realizará la actividad.
10. Nombre de los participantes, con referencia a su ocupación y lugar de trabajo.
11. Existencia (o no) de cualquier otra acreditación oficial y Certificado que acredite la actividad.
12. Horas de duración (o de acreditación) de la actividad, especificando el desglose de horas teóricas y/o prácticas si existiesen.
13. Indicar si hay patrocinio o no por Casas Comerciales y/o si son estas las que desarrollan la actividad.
14. Presupuesto detallado, señalando los costos por partidas y el costo total de la actividad.

FORMA DE PRESENTACIÓN DE LA SOLICITUD

La solicitud se presentará a través de la página web de SOVCIBAM sovcibam.com o mediante el correo electrónico de SOVCIBAM sovcibam@gmail.com

La solicitud deberá ir dirigida con atención de la Junta Directiva de SOVCIBAM.

TASAS

Para solicitar el Aval de SOVCIBAM, se deberán cancelar 100$ (dólares) por concepto de TASA DE TRAMITACIÓN DE SOLICITUD DE AVAL (Ver tabla de tasas).

Una vez concedido el mismo, se deberá cancelar la tasa correspondiente por concepto de TASA DE ADJUDICACIÓN DE AVAL (Ver tabla de tasas).

La exención de tasas de tramitación podrá ser otorgada y deberá ser justificada adecuadamente.

En el caso de que el promotor de la actividad sea socio colaborador de SOVCIBAM, se podría contemplar un tratamiento diferencial en alguno/s de los punto/s anteriores.

LAPSOS DE PRESENTACIÓN Y RESOLUCIÓN

La solicitud de Aval y la memoria correspondiente, deberán estar en posesión de la secretaría de SOVCIBAM con una anticipación de al menos 3 meses antes de la realización de la actividad y siempre antes de dar publicidad al evento, siendo rechazada la solicitud que no respete el lapso establecido.

Ante la solicitud de Aval, SOVCIBAM se compromete a estudiar la solicitud y contestar a la misma en un lapso no mayor a 15 días hábiles (tras la entrega de toda la información requerida).

DERECHOS QUE OTORGA LA CONCESIÓN DEL AVAL DE SOVCIBAM

Al otorgar el Aval, SOVCIBAM se compromete a:

1. Otorgar un certificado de concesión Aval y los términos de la misma.
2. Permitir la utilización del Logotipo de SOVCIBAM en los programas, posters, folletos de propaganda y demás soportes propios de la actividad.
3. Indicar en los mismos que la actividad está avalada por SOVCIBAM.
4. Si se solicita y con el correspondiente pago de Tasas complementarias: dar publicidad de la actividad a través de su Revista o de su página Web.
5. Publicitar la actividad en la página web en un lapso no mayor de 15 días hábiles, si así lo solicita y abona las Tasas correspondientes complementarias. El evento será publicitado hasta la realización del mismo nunca superando los 3-6 meses.
6. Publicitar la actividad con un banner en la página web en un plazo no mayor de 9 días hábiles, si así lo solicita y abona las Tasas correspondientes complementarias. La actividad será publicitada hasta la realización de la misma, nunca superando los tres meses.
7. Realizar un envío de correos electrónicos (hasta dos por socio) a los socios, publicitando el evento, si así lo solicita y abona las Tasas correspondientes complementarias.
8. El Logotipo que se podrá adjuntar al programa, posters y folletos de la actividad es el siguiente:

DEBERES DEL RECEPTOR DEL AVAL

8. 8. 1. La Comisión de Avales, junto con el Secretario y Presidente podrá exigir, tras acuerdo con el Promotor, cambios en los títulos y/o en los contenidos para la aprobación del AVAL.
      2. En el caso de que la actividad sea un libro, CD/DVD, video, monografía, revista o similar, las entidades patrocinadoras se comprometen a enviar a SOVCIBAM un número de ejemplares para su biblioteca, que será especificado en la memoria.
      3. En el caso de que la actividad sea un premio o distinción, las entidades patrocinadoras se comprometen a enviar una réplica o copia a SOVCIBAM si fuera solicitado. Si para esta actividad fuera necesaria la concurrencia de un jurado, SOVCIBAM deberá de ser consultada para el nombramiento de al menos uno de sus miembros. En el acto de entrega del premio o distinción deberá estar presente un representante de SOVCIBAM que será nombrado por la Junta Directiva.
      4. En el caso de que la actividad sea un congreso, reunión, jornada o similar, las entidades organizadoras se comprometen a que un representante de SOVCIBAM nombrado por la Junta Directiva, esté presente en el acto de la presentación de la actividad, de común acuerdo con la organización.
      5. El receptor se compromete a comunicar y esperar a recibir la aprobación de SOVCIBAM en los siguientes aspectos:
         • Lugar donde se ubicará el logotipo (en anuncios, programas, etc.)
         • Boceto completo de la página donde se ubicará el logotipo.
         • Nombre, dirección, teléfono y dirección de correo electrónico de la persona designada como contacto de la actividad (para dirigir posibles aclaratorias o la respuesta definitiva a la solicitud).

CONSTITUCIÓN DEL COMITÉ EVALUADOR.

El responsable de la evaluación y otorgamiento de los Avales será el Comité de Avales, formado por 2 vocales de la Junta Directiva más el Secretario y el Presidente de SOVCIBAM.

PATROCINIO ECONÓMICO DE SOVCIBAM

En modo alguno la concesión del reconocimiento implica sufragar, total o parcialmente los gastos correspondientes al desarrollo de la actividad. Cualquier patrocinio deberá ser aprobado por la Comisión de Avales.

PUBLICIDAD DE LAS ACTIVIDADES PATROCINADAS A LOS MIEMBROS DE SOVCIBAM

El Secretario de la Junta Directiva de SOVCIBAM llevará un libro-registro de todas las actividades patrocinadas. El Presidente de la Junta Directiva de SOVCIBAM, en su informe anual en el Asamblea de la Sociedad, dará cuenta de todos los eventos patrocinados por SOVCIBAM.

DENEGACIÓN DE ACTIVIDADES Y RECURSOS CONTRA LA MISMA

La denegación del Comité Evaluador siempre deberá ser informada. Contra la resolución del comité de evaluación no se contempla recurso alguno.

DISPOSICIONES LEGALES

8. 8. 1. Cualquier incumplimiento o variación de los requisitos aprobados o el uso inadecuado del aval podrá suponer el retiro de los derechos para la utilización del aval y obligar a su retiro, y difusión del mismo.
      2. No se permite la difusión ni preaviso de solicitud del aval de SOVCIBAM, sin previo consentimiento. La utilización o difusión del aval o su preaviso de solicitud sin estar aprobado, supondrá la posibilidad de acciones legales hacia los responsables.
      3. El incumplimiento o variación de los requisitos aprobados en la concesión de un aval podrá ser causa de denegación de solicitudes de aval para peticiones posteriores.

APLICACIÓN DE CRITERIOS ESPECÍFICOS

SOVCIBAM se reserva el derecho de introducir “Criterios Específicos” en cualquier actividad, si concurrieran aspectos particulares no contemplados en este documento, que deberán ser consensuados con las entidades que realicen alguna propuesta determinada y aprobados finalmente por la Junta Directiva.

REFORMA DE LA PRESENTE NORMATIVA

1.  SOVCIBAM se reserva el derecho de modificar en cualquier momento el presente documento por decisión y aprobación expresa de la Junta Directiva.
2. Las modificaciones establecidas no tendrán carácter retroactivo y solo serán efectivas a partir de la fecha de aprobación del nuevo documento.
3. Se asume que aquellas actividades que lograron el aval de SOVCIBAM con anterioridad a la fecha de aprobación de las modificaciones no serán afectadas por estas.